Khóa luận: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển

Chia sẻ chuyên mục Đề Tài Khóa luận: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển hay nhất năm 2024 cho các bạn học viên ngành đang làm khóa luận tốt nghiệp tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài luận văn tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm luận văn thì với đề tài: Khóa luận: Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Mỹ Á dưới đây chắc chắn sẽ giúp cho các bạn học viên có cái nhìn tổng quan hơn về đề tài sắp đến.

2.1. Giới thiệu khái quát về công ty Cổ phần Giao nhận vận tải Mỹ Á

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Mỹ Á được thành lập ngày 25/01/2005 tại thành phố Hồ Chí Minh do bà Võ Thị Phương Lan làm Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc của công ty.

Thông tin chung của công ty:

• Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI MỸ Á
• Tên giao dịch quốc tế: AMERASIAN SHIPPING LOGISTICS CORPORATION
• Tên viết tắt: ASL
• Trụ sở chính: Số 31/34A Ung Văn Khiêm, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh, Việt Nam.
• Tel: (84 28) 3512 9759 / Fax: (84 28) 3512 9758
• Website: asl-corp.co
• Email: aslshipping@vnn.v
• Mã số thuế: 03036599
• Logo công ty

Hình 2.1. Logo công ty ASL

Từ những năm đầu thành lập công ty đã hoạt động tích cực và hiệu quả. Bằng tâm huyết và sự lãnh đạo chuyên nghiệp của các cổ đông sáng lập, công ty luôn có tầm nhìn và nắm bắt kịp với sự phát triển của hoạt động kinh doanh giao nhận, mục tiêu phấn đấu ra thị trường quốc tế và giữ vững thị trường ở Việt Nam.

Bảng 2.1. Quá trình phát triển của công ty ASL

Cho đến nay, công ty ASL đã trở thành một trong những công ty hoạt động trong các lĩnh vực dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế, khai thuê hải quan và vận tải nội địa hàng đầu Việt Nam. Khóa luận: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển.

Hiện nay, công ty ASL đã có hệ thống các chi nhánh và văn phòng đại diện tại hai miền trên đất nước, cụ thể trụ sở chính đặt tại thành phố Hồ Chí Minh, các chi nhánh tại Bình Dương, Hải Phòng, Hà Nội và chi nhánh ở nước ngoài tại Hoa Kỳ được xây dựng ngày càng vững mạnh. Ngoài ra, ASL còn có một công ty thành viên ASL Trucking và các bãi đậu xe, kho bãi.

Bảng 2.2. Hệ thống chi nhánh tại công ty ASL

Công ty không chỉ chú trọng tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật mà còn chú ý đào tạo nghiệp vụ, nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, củng cố cả về số lượng và chất lượng cho đội ngũ hơn 100 cán bộ nhân viên nhằm không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như uy tín của công ty. Công ty ASL tự tin mang đến giá trị đích thực của một dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu chất lượng đi đến các cảng, sân bay trên thế giới, bảo đảm tạo gia tăng giá trị cho khách hàng với tiêu chuẩn cao.

Mục tiêu của ASL là phục vụ quý khách hàng với phương châm: “Hiệu quả cao – Chi phí thấp – Nhanh chóng – Uy tín”

2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty

2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức

Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty

2.1.2.2. Chức năng của các phòng ban

• Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan đứng đầu bộ máy tổ chức của công ty, quyết định các công việc quan trọng về vốn, chiến lược kinh doanh, cổ phần của công ty…
• Hội đồng quản trị: Do Đại hội đồng cổ đông bầu ra để thay mặt cổ đông tổ chức thực hiện các vấn đề quan trọng của công ty.
• Ban kiểm soát: có nhiệm vụ kiểm soát hoạt động kinh doanh của công

Ban tổng giám đốc:

• Quyết định và điều hành mọi hoạt động của công ty đúng với pháp luật.
• Đại diện công ty ký kết và quản lý thực hiện các hợp đồng kinh
• Xây dựng kế hoạch kinh doanh và theo dõi hoạt động kinh doanh của các phòng nghiệp vụ. Thiết lập các chính sách về chế độ lao động, bồi dưỡng, đào tạo nhân viên.
• Phó giám đốc: Chịu sự phân công của Tổng Giám đốc và hỗ trợ Tổng Giám đốc trong các công việc quản lý điều hành.

Một số phòng ban nghiệp vụ chủ yếu:

Phòng khai thuê hải quan và giao nhận Khóa luận: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển.

• Khai thuê hải quan, xin giấy phép hải quan và các công việc khác liên quan đến Hải Thay mặt chủ hàng làm các nhiệm vụ: kiểm tra văn hóa phẩm, kiểm dịch, hun trùng, giám định hàng, xin C/O và các loại hình dịch vụ khác.
• Chịu trách nhiệm về các công việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và đường hàng không, làm thủ tục nhập hàng, xuất hàng cho các công ty khách hàng.

Phòng kinh doanh và Marketing

• Bộ phận kinh doanh: Quan tâm khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới để giới thiệu, chào giá các lĩnh vực hoạt động dịch vụ của công ty. Tư vấn cho khách hàng các vấn đề liên quan đến thủ tục gửi, nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
• Bộ phận Marketing: Định hướng chiến lược quảng bá kịp thời, phù hợp với nhu cầu của thị trường. Phối hợp với bộ phận Kinh doanh trong việc giao dịch khách hàng nhằm mở rộng hoạt động kinh doanh.

Phòng chứng từ và DVKH

• Cập nhật giá hàng Châu Á, Châu Âu, Sea FCL, LCL, Air định kỳ. Chịu trách nhiệm và làm thủ tục hải quan cho các lô hàng xuất đi Mỹ, Châu Âu, Châu Á.
• Thu thập thông tin về lô hàng và cung cấp cho người vận tải. Cung cấp cho khách hàng các thông tin về lịch trình của các lô hàng.
• Lấy Booking lịch tàu và thông báo cho các nhân viên kinh

Phòng kế toán tài chính

• Lập bảng tổng kết tài sản và báo cáo tài chính hàng tháng, hạch toán thu chi, lời lỗ theo quy định, làm báo cáo thuế và đóng thuế.
• Quản lý và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả.
• Kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính của các đơn vị trực thuộc công ty, theo dõi phần thanh toán công nợ, thanh toán các hợp đồng, theo dõi các chứng từ hàng nhập – xuất, xuất hóa đơn và thu tiền khách hàng.

Phòng hành chính – Nhân sự

• Chịu trách nhiệm các công tác hành chính, lắp đặt các trang thiết bị thông tin, mua sắm trang thiết bị và văn phòng phẩm, lập hồ sơ quản lý tài sản của công ty để tránh thất thoát.
• Tổ chức và quản lý các công tác liên quan đến nhân sự như: tuyển dụng lao động, tiền lương, lưu trữ hồ sơ, bảo hiểm xã hội, đào tạo, thi đua khen thưởng, xây dựng văn hóa công ty…

2.1.3. Lĩnh vực hoạt động Khóa luận: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển.

Công ty chủ yếu kinh doanh ngành nghề trong lĩnh vực giao nhận vận tải như là: Đại lý Hải quan, đại lý giao nhận hàng hóa trong và ngoài nước, vận tải nội địa và quốc tế bằng đường biển, đường hàng không; đặc biệt vận chuyển đa phương thức nội địa và quốc tế. Công ty nhận ủy thác dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, khai báo và làm thủ tục Hải quan như một đại diện khai thuê Hải quan. Ngoài ra, công ty có các dịch vụ cho thuê kho bãi, dịch vụ giao nhận tích hợp 3PL, dịch vụ vận chuyển container bồn…

2.1.4. Chức năng hoạt động

• Là nhà vận tải đa phương thức, công ty cam kết đáp ứng nhu cầu vận chuyển tận nơi bằng dịch vụ vận tải đa phương thức nội địa và vận tải đa phương thức quốc tế.
• Nhận ủy thác dịch vụ về giao nhận, kho vận, thực hiện các dịch vụ khác liên quan đến hàng hóa như: việc gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu, thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao hàng cho người chuyên chở để chuyên chở đến nơi quy định.
• Làm đại lý cho các hãng tàu, hãng hàng không trong và ngoài nước, liên doanh liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước trong lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, kho bãi, thuê tàu…

Tư vấn cho khách hàng về dịch vụ giao nhận, vận tải kho hàng, thủ tục Hải quan và các vấn đề khác có liên quan. Tùy theo yêu cầu của khách hàng, công ty sẽ thay mặt nhà xuất nhập khẩu lo liệu toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa qua các công đoạn cho đến tay người nhận hàng cuối cùng.

2.1.5. Tình hình hoạt động kinh doanh chung của công ty

(Đơn vị: Triệu đồng)

Bảng 2.3. Kết quả kinh doanh

Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty ASL

Biểu đồ 2.1. Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh Khóa luận: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển.

Biểu đồ về kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2022 đến năm 2024 cho thấy được công ty ASL là một doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả. Doanh thu của công ty ổn định và tăng đều qua các năm. Doanh thu năm 2023 tăng 20,115 triệu đồng so với năm 2022, doanh thu năm 2024 tăng 12,880 triệu đồng so với năm 2023. Trong vòng 3 năm, công ty phấn đấu tăng doanh thu lên đến 32,995 triệu đồng (năm 2024 so với năm 2022). Theo đó lợi nhuận cũng tăng đều tương ứng với doanh thu.

Những kết quả đó là bằng chứng cho thấy ban lãnh đạo và tập thể nhân viên đã nỗ lực không ngừng, cho dù có những giai đoạn khủng hoảng, nhưng tập thể ASL vẫn phấn đấu vượt qua được và thu lại được kết quả xứng đáng, khẳng định vị trí của công ty trong ngành Logistics tại Việt Nam và trên cả thế giới.

Qua nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, thêm vào đó là các mối quan hệ bền lâu với khách hàng đã tạo cơ hội cho công ty ASL vươn lên, tạo được niềm tin trong lòng khách hàng, thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng, nâng cao độ phủ sóng góp phần gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty trong tương lai. Như vậy, để thành công như ngày hôm nay, công ty ASL đã và đang duy trì phương thức hoạt động đúng đắn, có tính thích nghi cao với điều kiện môi trường biến đổi như hiện tại.

2.2. Tổng quan về dịch vụ vận chuyển đường biển tại công ty Khóa luận: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển.

Với sự phát triển nhanh chóng của container hóa trong vận tải đường biển, trong nhiều năm qua, Công ty ASL đã chú trọng đầu tư hệ thống đại lý trải rộng trên các cảng biển khắp thế giới, đồng thời ký kết nhiều hợp đồng với các hãng tàu uy tín. Điều đó đã tạo đòn bẩy thúc đẩy ASL trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng container hàng đầu Việt nam cho các tuyến đi Bắc Mỹ, Châu Âu, Châu Á… Lĩnh vực hoạt động vận chuyển đường biển tại công ty nổi bật với các dịch vụ sau:

Dịch vụ vận chuyển container hàng xuất từ các cảng trong nước như Hồ Chí Minh, Hải Phòng… đi tất cả các cảng trên thế giới với giá cả cạnh tranh và lịch trình phù hợp, đặc biệt tới các cảng chính và các cảng nội địa của Hoa Kỳ và Canada như Los Angeles, Oakland, Chicago, Houston, Dallas, Newyork, Boston,… Vận chuyển các loại mặt hàng gồm quần áo, trang trí nội thất, nhựa, vải, thủy hải sản đông lạnh … và đặc biệt là hàng nguy hiểm.

Dịch vụ vận chuyển container nội địa từ các cảng Hồ Chí Minh – Hải Phòng– Đà nẵng với chi phí vận chuyển hợp lý và đúng thời gian theo yêu cầu của khách hàng.

Dịch vụ vận chuyển container hàng nhập từ các cảng trên thế giới về Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng theo các phương thức giao hàng đa dạng khác nhau.

Bên cạnh đó, công ty ASL luôn sẵn sàng đồng hành, chia sẻ kinh nghiệm và cung cấp cho các nhà xuất khẩu về các quy định, thông tin cần thiết tại cảng đến, đồng thời thực hiện công việc tư vấn cho các nhà nhập khẩu các chính sách và các quy định liên quan đến việc xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển.

2.3. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty

Bảng 2.4. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty

Dựa trên một hợp đồng dịch vụ hải quan giữa công ty ASL và công ty AB về lô hàng đồ nội thất xuất khẩu kinh doanh nguyên container, thực trạng quy trình giao nhận hàng xuất khẩu theo FCL bằng đường biển sẽ được trình bày như sau đây:

2.3.1. Tiếp nhận yêu cầu và ký kết hợp đồng dịch vụ Khóa luận: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển.

Bước ban đầu, để có được một hợp đồng dịch vụ hải quan, nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn, lựa chọn dịch vụ phù hợp với nhu cầu của khách hàng và chào giá dịch vụ cho khách hàng. Khi khách hàng đã chấp nhận giá của dịch vụ và các thỏa thuận thì hai bên sẽ bắt đầu ký kết hợp đồng. Vì công ty AB là khách hàng quen thuộc lâu năm và thường xuyên có các lô hàng xuất đi nên công ty đã ký kết hợp đồng dài hạn với công ty ASL. Khi công ty AB có nhu cầu xuất hàng hóa, đại diện công ty AB sẽ liên lạc trực tiếp với nhân viên phòng Giao nhận của công ty ASL thông qua email hoặc điện thoại.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán giữa công ty AB và công ty XY, công ty AB đã ủy thác cho công ty ASL thay mặt mình làm thủ tục Hải quan và các thủ tục liên quan đến lô hàng xuất này. Công ty AB sẽ gửi bộ chứng từ liên quan bao gồm Sale Contract (Hợp đồng ngoại thương), Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) và Packing List (Chi tiết đóng gói hàng hóa) yêu cầu làm thủ tục khai thuê hải quan thông quan. Ở bộ chứng từ khách hàng gửi, cần có sự nhất quán ở những thông tin sau:

• Số Invoice, số hợp đồng và số Packing List: 29542
• Ngày Invoice và ngày Packing List: 12/05/2025
• Tên và địa chỉ công ty người bán: Công ty AB, Việt Nam.
• Tên và địa chỉ công ty người mua: Công ty XY, Norway.
• Tên hàng, mô tả hàng, số lượng: Furniture, nos (Đồ nội thất bằng gỗ), 178 PCS (178 cái).
• Tổng thành tiền: 19992 USD
• Tên cảng chất hàng: HOCHIMINH PORT
• Tên cảng dỡ hàng: STAVANGER, NORWAY
• Nơi hạ bãi: CÁT LÁI, TP.HCM
• Số lượng container dự kiến: 01
• Điều kiện giao hàng: FOB

2.3.2. Liên hệ với hãng tàu đặt chỗ

Tùy theo yêu cầu của khách hàng mà có nhờ công ty ASL liên hệ hãng tàu để đặt chỗ cho lô hàng hay không. Công ty AB đã tự liên hệ hãng tàu MAERSK đặt chỗ nên công ty AB gửi Booking Confirmation (Xác nhận đặt chỗ) cho nhân viên chứng từ.

Trường hợp nếu khách hàng có nhờ công ty ASL đặt chỗ cho lô hàng xuất khẩu. Nhân viên kinh doanh sẽ căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp để liên hệ với hãng tàu hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến tàu chạy cũng như thế mạnh riêng trên các tuyến đường. Ví dụ như hãng tàu MAERSK có thế mạnh trên các tuyến đi châu Âu. Trong khi đó các hãng tàu Evergreen, NYK lại có thế mạnh trên các tuyến đi châu Á. Sau khi nhận được giá và lịch trình của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ căn cứ vào đó để chào giá cho khách hàng. Sau khi đã thỏa thuận được được giá cả và thời gian tàu chạy, số lượng container, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành booking qua hãng tàu thì khi đó sẽ nhận được Lệnh đặt chỗ (Booking Note) hay còn gọi là Booking Confirmation của hãng tàu gửi qua. Nhân viên kinh doanh kiểm tra lại mọi thông tin trên Booking Note như: số Booking, tên tàu/số chuyến, cảng xếp hàng, cảng giao hàng số lượng container (dựa vào Sale Contract theo đúng yêu cầu của Shipper), bãi hạ, Shipping Instruction (DOC CUT – thời gian trễ nhất để công ty gửi SI cho hãng tàu lập Vận đơn đường biển), CY CUT.

Sau khi có Booking Confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gửi cho nhân viên phòng Giao nhận để sắp xếp đóng hàng và làm các thủ tục thông quan xuất khẩu.

2.3.3. Kéo cont rỗng và đóng hàng Khóa luận: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển.

Nhân viên chứng từ xác nhận thời gian đóng cont, thời gian đóng hàng phù hợp với kế hoạch của khách hàng rồi liên hệ phòng Vận tải nội địa để sắp xếp thời gian xin hãng tàu duyệt lệnh cấp container rỗng để đóng hàng theo đúng thời gian kế hoạch của khách hàng.

Nhân viên phòng vận tải sẽ đem đem 2 bản Booking Note đến phòng điều độ của hãng tàu tại Cát Lái để xin duyệt lệnh cấp container. Sau khi đã đổi được lệnh duyệt cấp cont và có được vị trí nhận container, nhân viên hiện trường đến văn phòng điều độ của hãng tàu ở cảng Cát Lái để nhận seal (chì) sau đó giao cho nhân viên tài xế đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng với phòng thương vụ cảng và kéo container rỗng vận chuyển về kho của công ty AB để đóng hàng.

Khi tài xế lấy được cont/seal, có được tare weight, max payload… sẽ chụp hình gửi về cho phòng điều độ, khách hàng sẽ cung cấp SI cho hãng tàu.

Sau khi đóng hàng xong, tài xế sẽ chở container có hàng hạ bãi tại đúng cảng chờ xếp hàng theo trên Booking Confirmation.

2.3.4. Làm thủ tục Hải quan

2.3.4.1. Khai hải quan qua phần mềm điện tử

Dựa vào Booking Note và bộ chứng từ, nhân viên chứng từ phòng Giao nhận sẽ tiến hành khai báo hải quan qua phần mềm khai báo điện tử ECUS5 – VNACCS. Khi khai hải quan điện tử, hệ thống mạng hải quan sẽ gửi tự động số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Quy trình lên tờ khai điện tử thực hiện như sau:

Bước 1. Khởi động và đăng nhập hệ thống ECUS5 – VNACCS.

Bước 2. Khai báo thông tin doanh nghiệp

Với các doanh nghiệp lần đầu tiên khai báo thì vào “Hệ thống” chọn mục “6. Danh sách khách hàng (Với đại lý)” để thêm mới thông tin doanh nghiệp cần khai báo. Đối với công ty AB, công ty ASL đã có thông tin từ trước nên không cần khai thông tin doanh nghiệp, chỉ cần chọn tên doanh nghiệp thì hệ thống sẽ tự động ra thông tin. Nhấp vào “Đóng”, tên công ty khai báo sẽ hiện ra bên góc phải giao diện phần mềm. Khóa luận: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển.

Bước 3. Vào “Tờ khai xuất nhập khẩu” chọn “Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA)”.

Hình 2.2. Chọn đăng ký mới mở tờ khai xuất khẩu

Vì sản phẩm của công ty AB được xuất khẩu để kinh doanh nên ta chọn loại hình kinh doanh và tiến hành khai báo. Màn hình nhập dữ liệu cho tờ khai xuất khẩu hiện ra như sau:

Hình 2.3. Giao diện khai tờ khai xuất khẩu – Thông tin chung

Bước 4. Dựa vào Invoice, Packing List và Booking, nhân viên chứng từ sẽ điền các thông tin cần thiết để hoàn thành thủ tục khai báo Hải quan điện tử.

Mục “Thông tin chung”

• Nhóm loại hình: Kinh doanh đầu tư

Mã loại hình: B11. Vì lô hàng xuất khẩu của công ty AB là xuất kinh doanh.

Cơ quan Hải quan: 02CI – Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KV I (là đơn vị hải quan khai báo và thông quan cho lô hàng).

Mã hiệu phương thức vận chuyển: “2” nghĩa là vận chuyển bằng đường biển (có container), là hàng nguyên container.

• Đơn vị xuất nhập khẩu:

Thông tin người xuất khẩu hệ thống sẽ điền tự động vì đã đăng ký thông tin doanh nghiệp vào hệ thống, chúng ta cũng có thể bổ sung hoặc chỉnh sửa.

Thông tin người nhập khẩu: nhập vào thông tin đối tác của công ty AB, cũng có thể chọn đối tác thường xuyên của công ty từ danh mục có sẵn từ những lần khai trước bằng cách nhấp vào dấu 3 chấm. Lưu ý khi nhập thông tin người nhập khẩu phải nhập vào dạng chữ in hoa không dấu.

Hình 2.4. Khai thông tin “Vận đơn”

Vận đơn:

• Số vận đơn để trống vì lô hàng xuất khẩu nên khi khai báo chưa có vận đơn.
• Số lượng kiện (bắt buộc): 245, đơn vị là CT
• Tổng trọng lượng hàng (Gross): 11,310; đơn vị là KGM
• Mã địa điểm lưu kho hàng chở thông quan dự kiến: 02CIS01 – TONG CTY TAN CANG SG (tra bảng mã hải quan hoặc xem trên Booking)
• Địa điểm nhận hàng cuối cùng (bắt buộc): NOSVG – STAVANGER
• Địa điểm xếp hàng: VNCLI – CANG CAT LAI (HCM)
• Phương tiện vận chuyển: 9999 – MS TIGER 1732
• Ngày hàng đi dự kiến: 15/05/2025

Hình 2.5. Khai “Thông tin hóa đơn”

Thông tin hóa đơn:

Phân loại hình thức hóa đơn: ô này có các sự lựa chọn sau:

A – Hóa đơn.

B – Chứng từ thay thế hóa đơn.

C – Hóa đơn điện tử (trong trường hợp đăng ký hóa đơn điện tử trên VINACCS)

• Số hóa đơn: 29542
• Ngày phát hành: 12/05/2025
• Mã phân loại giá hóa đơn: có các sự lựa chọn sau:

A – Giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền.

B – Giá hóa đơn cho hàng hóa không phải trả tiền.

C – Giá hóa đơn cho hàng hóa bao gồm phải trả tiền và không phải trả tiền.

D – Các trường hợp khác.

• Điều kiện giá hóa đơn: FOB
• Mã đồng tiền của hóa đơn: USD
• Tổng trị giá hóa đơn: 19992.5

Thông tin vận chuyển:

• Ngày khởi hành vận chuyển: 13/05/2025
• Địa điểm đích cho vận chuyển bảo thuế: 02CIS01 – TONG CTY TAN CANG SG
• Ngày đến (địa điểm đích): 13/05/2025

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, bấm “Ghi” và chuyển qua tab tiếp theo.

• Mục “Thông tin container”

Nhập các thông tin về địa điểm xếp hàng lên xe và danh sách container như hình minh họa:

Hình 2.6. Giao diện khai thông tin container

Sau khi điền xong các mục trên, bấm “Ghi” và chuyển sang mục tiếp theo.

• Mục “Danh sách hàng” Khóa luận: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển.

Chúng ta nhập các thông tin hàng hóa trực tiếp từ danh sách hàng theo các tiêu chí: tên hàng (mô tả chi tiết), mã HS, xuất xứ, lượng, đơn vị tính, đơn giá hóa đơn, riêng trị giá hóa đơn sẽ được hệ thống tính bằng cách lấy lượng hàng nhân với đơn giá hóa đơn.

Hình 2.7. Giao diện khai danh sách hàng

• Cách tra cứu mã HS của sản phẩm:

Cách 1: Vào website của Tổng Cục Hải quan Việt Nam

Sau đó chọn “Tra cứu biểu thuế – Phân loại – HS”.

Hình 2.8. Chọn “Tra cứu biểu thuế – Phân loại – HS”

Tiếp tục gõ vào ô “Mô tả (Tiếng Việt)” loại hàng hóa mà chúng ta cần tra cứu sau đó “Enter”. Hệ thống sẽ lọc ra danh sách các mã HS liên quan đến từ khóa cần tìm và ta sẽ tra mã HS trong danh sách đó.

Cách này giúp ta giới hạn danh sách mã HS liên quan đến hàng hóa cần tìm nhưng thực tế vẫn rất khó tra được mã HS chúng ta cần bởi vì hệ thống không trả kết quả mã HS một cách chọn lọc.

Cách 2: tra mã HS ở cuốn “Biểu thuế xuất nhập khẩu” năm mới nhất. Cách này có ưu điểm là có đầy đủ mã HS tuy nhiên thời gian tìm sẽ lâu hơn. Vì vậy, nhân viên chứng từ cần nắm được chủ đề của từng chương, từng nhóm trong chương và phân nhóm trong nhóm để việc tra cứu dễ dàng hơn.

Quay lại bước khai báo danh sách hàng trên Ecus5, có một số lưu ý sau:

Thứ nhất, trên danh sách hàng có ô “Trị giá tính thuế” và ô “TS XK(%)” có màu xám nên không phải nhập dữ liệu của hai ô này vì theo VNACCS thì Trị giá tính thuế và thuế suất sẽ do hệ thống của Hải quan trả về. Song đối với trường hợp đây là lô hàng xuất khẩu kinh doanh nên không có thuế suất. Ngoại trừ những mặt hàng đặc biệt mới có thuế xuất khẩu được quy định trong biểu thuế xuất nhập khẩu. Khóa luận: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển.

Thứ hai, chúng ta còn có thể nhập danh sách hàng từ file Excel. Để nhập danh sách từ file Excel, ta cần chuẩn bị dữ liệu từ file Excel với các cột dữ liệu tương ứng với các cột dữ liệu trên dòng hàng.

Hình 2.9. File Excel danh sách hàng

Sau đó nhấn “F6” hệ thống sẽ hiện ra cửa sổ “Nhập danh sách hàng từ file Excel”. Ta chỉ cần tải file Excel lên, chọn tên sheet trong file Excel mà có chứa thông tin hàng hóa đang cần nhập tại ô “Chọn tên sheet”, thiết lập dòng đầu tiên trên file Excel có dữ liệu dòng hàng và thiết lập các cột dữ liệu tương ứng tên cột dữ liệu trên file Excel rồi bấm nút “Ghi” để chương trình tải dữ liệu từ file Excel vào danh sách hàng của tờ khai.

Sau khi hoàn tất các bước khai báo, bấm “Ghi” lần nữa để lưu thông tin khai báo.

Bước 5. Vào “2. Khai trước thông tin tờ khai (EDA)”

Lúc này, hệ thống sẽ yêu cầu chữ ký số của doanh nghiệp để đăng kí tờ khai. Công ty ASL cần phải có USB Token của khách hàng mới có thể tiến hành truyền tờ khai. Có 3 cách để truyền tờ khai như sau:

Khai trực tiếp: công ty ASL sử dụng chữ ký số mà khách hàng đã ủy quyền để khai báo.

Khai thông qua teamviewer để khách hàng có thể giám sát, sau đó nhân viên chứng từ sử dụng chữ ký số của khách hàng để khai báo.

Khai trình ký: trên phần mềm Vinaccs bấm chọn vào chức năng khai trình ký, cài đặt thông số tài khoản trình ký trên Ecus, đồng thời cài đặt tài khoản tương ứng bên phần mềm nhận trình ký của khách hàng được gọi là Ecus Signbasic. Sau đó tiến hành khai báo bình thường. Khi truyền dữ liệu trình ký thì khách hàng có thể mở xem file trực tiếp, nếu xét thấy thông tin đã đúng thì tiến hàng ký duyệt chứng từ và gửi thông tin lại. Lúc này bên máy ASL hiện thông tin khai báo thành công.

Đối với công ty AB, vì chữ ký số của công ty AB đã được ủy quyền cho công ty ASL và được lưu vào hệ thống nên chọn cách khai trực tiếp, ta chỉ cần chọn đúng chữ ký số của công ty AB trên danh sách các chữ ký số được cài hiện ra. Sau đó nhập vào mã PIN, hệ thống sẽ trả lại tờ khai nháp đã có số tờ khai. Kiểm tra các thông tin trả về đã chính xác chưa sau đó ta chọn tiếp nghiệp vụ “3. Khai chính thức tờ khai (EDC)” để đăng ký chính thức tờ khai này với cơ quan hải quan. Trường hợp nếu kiểm tra các thông tin hệ thống trả về có thiếu sót, ta quay lại mục “1.Lấy thông tin tờ khai từ hải quan (EDB)” để sửa đổi thông tin khai báo và tiếp tục các bước cho đến khi thông tin chính xác.

Bước 6. Khai chính thức tờ khai (EDC)

Chọn “3. Khai chính thức tờ khai (EDC)” hệ thống sẽ hiện kết quả với nội dung “Khai báo tờ khai thành công” thì ta chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 7. Nhấn vào “4. Lấy kết quả phân luồng, thông quan”

Lô hàng này của công ty AB nhận được kết quả phân luồng xanh. Nhân viên chứng từ in ra “Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (thông quan)” kèm với “Danh sách mã vạch” giao cho nhân viên hiện trường để làm các thủ tục thanh lý tiếp theo.

Để in “Danh sách mã vạch” ta vào trang “www.customs.gov.” và chọn “In bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng” để in mã vạch thanh lý tờ khai.

Hình 2.10. Chọn “In bảng kê mã vạch”

Nhập đầy đủ các thông tin sau: Mã doanh nghiệp, số tờ khai, mã hải quan, ngày tờ khai. Rồi bấm “Lấy thông tin”, hệ thống sẽ trả về “Danh sách mã vạch” và in mã vạch ra.

2.3.4.2. Đăng ký tờ khai hải quan tại cảng Khóa luận: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển.

Sau khi khai hải quan điện tử, nhân viên hiện trường sẽ tiến hành làm thủ tục đăng ký tờ khai ở Chi cục Hải quan. Bước này chỉ áp dụng đối với những lô hàng phân luồng vàng hoặc đỏ.

Đối với lô hàng được phân luồng vàng hầu hết chỉ kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, nhưng thỉnh thoảng sẽ có trường hợp chuyển kiểm sang kiểm tra thực tế hàng hóa. Cán bộ hải quan sẽ tiếp nhận hồ sơ đăng kí hải quan và kiểm tra bộ hồ sơ của doanh nghiệp, nếu không phát hiện thêm bất kỳ vi phạm nào sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống cơ quan Hải quan, từ tờ khai hàng hóa xuất khẩu (thông báo kết quả phần luồng) thành tờ khai hàng hóa xuất khẩu (thông quan). Nhân viên chứng từ tiến hành in ra tờ khai và “Danh sách mã vạch”.

Trường hợp lô hàng phân luồng đỏ sẽ kiểm tra cả chi tiết hồ sơ và thực tế hàng hóa. Vậy nên sau các bước kiểm tra hồ sơ như trên thì tiếp theo sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa, thường thì có 3 mức độ kiểm tra thực tế: kiểm tra toàn bộ lô hàng, kiểm tra 10% lô hàng và kiểm tra 5% lô hàng. Nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra và hoàn tất thông quan, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm.

Vì lô hàng này được phân luồng xanh nên sẽ được miễn kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa, không cần đăng ký tờ khai, được chấp nhận thông quan từ nguồn khai hải quan điện tử. Nhân viên hiện trường nhận lại tờ khai nhận “Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (Thông quan)” và “Danh sách mã vạch” từ nhân viên chứng từ để đi làm thủ tục thanh lý và vào sổ tàu.

2.3.4.3. Báo hun trùng

Sản phẩm của công ty AB muốn xuất khẩu là đồ nội thất làm từ gỗ được đóng trong container nên trong quá trình vận chuyển trên biển rất dễ phát sinh mối mọt, ẩm mốc. Vì thế, lô hàng cần được hun trùng xử lý bề mặt để đảm bảo an toàn cho hàng hóa.

Nhân viên chứng từ sẽ viết mail thông báo lô hàng cần khử trùng cho Công ty giám định khử trùng VIETNAMCONTROL với các thông tin: số cont, thời gian dự kiến hạ cont, cảng hạ cont, thời gian CUT OFF – clossing time, Cont hun trùng đi nước nào để yêu cầu dịch vụ khử trùng container, khử trùng hàng hóa.

Sau khi tàu chạy, khi đã có B/L nhân viên chứng từ gửi cho công ty giám định, công ty giám định sẽ gửi chứng thư nháp cho công ty ASL xác nhận. Sau khi xác nhận thông tin trên chứng thư nháp, nhân viên hiện trường đến công ty giám định để lấy giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate) gốc.

2.3.4.4. Thanh lý tờ khai, vào sổ tàu

Sau khi hoàn thành xong thủ tục hải quan, nhân viên hiện trường sẽ đến bộ phận thanh lý của hải quan cảng để thanh lý tờ khai và vào sổ tàu. Căn cứ trên Booking thì bãi hạ container ở cảng Cát Lái, vậy nên kiểm tra cont đã hạ bãi hay chưa bằng cách vào trang web của công ty Tân cảng Sài Gòn là “eport.saigonnewport.co” chọn mục “Container Information” ở cột “SEARCHING” sau đó chọn điều kiện và nhập số cont vào ô “Container Num.”, nếu hiện ra dòng thông tin container thì nghĩa là cont đã hạ bãi.

Hình 2.11. Tra cứu cont hạ bãi Khóa luận: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển.

Lưu ý cách tra cứu này chỉ áp dụng trường hợp hạ bãi ở Cát Lái, còn ở ICD, để biết cont đã hạ chưa, nhân viên hiện trường phải gọi điện thoại cho tài xế.

Nếu cont đã hạ thì nhân viên hiện trường chuẩn bị bộ hồ sơ gồm “Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (Thông quan)” (2 bản) và “Danh sách mã vạch” (2 bản), một bản hải quan đóng dấu xác nhận còn một bản hải quan giữ. Nhân viên cầm bộ hồ sơ này vào văn phòng Hải quan giám sát Cát Lái tại Chi cục Hải quan Khu vực I để tiến hành thanh lý khi cont đã có mặt tại cảng. Sau khi cán bộ Hải quan kiểm tra xác nhận cont có tại cảng Cát Lái thì sẽ đóng dấu mộc xác nhận thanh lý là hàng đã qua khu vực giám sát vào “Danh sách mã vạch” và giữ lại 1 bản để lưu hồ sơ hải quan. Nhân viên hiện trường sẽ nhận lại 1 bản và mang qua bên “Đăng kí tàu xuất” của Tổng Công ty Tân Cảng Sài Gòn để vào sổ tàu cho kịp giờ cắt máng. Nhân viên cảng Cát Lái sẽ xác nhận vào sổ tàu căn cứ theo tờ khai đã thanh lý. Sau đó nhân viên cảng Cát Lái sẽ in ra phiếu xác nhận vào sổ tàu gồm 2 liên. Nhân viên hiện trường bắt buộc phải kiểm tra mọi thông tin trên phiếu đăng ký vào sổ tàu như số tờ khai, tên công ty, số cont, số seal, cảng chuyển tải, cảng đích… trước khi ký vào phiếu và ghi số điện thoại lại. Nhân viên cảng Cát Lái sẽ giao lại cho nhân viên hiện trường 1 liên phiếu xác nhận đăng ký vào sổ tàu (phiếu màu vàng) cùng với tờ khai. Như vậy các thủ tục hải quan đã hoàn thành.

2.3.5. Giao hàng cho hãng tàu và nhận vận đơn đường biển (B/L)

Sau khi hoàn thành các thủ tục hải quan, công ty ASL báo cho hãng tàu là đã hoàn tất mọi thủ tục để hãng tàu tiến hành nhận container đã chứa hàng và sắp xếp container lên tàu.

• Nhận vận đơn đường biển (B/L)

Vận đơn đường biển (B/L) là chứng từ do hãng tàu cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển.

Tùy theo trường hợp mà khách hàng có nhờ mình làm bill hay không. Nếu có nhân viên chứng từ sẽ gửi chi tiết làm B/L cho đại lý hãng tàu trước thời gian quy định (xem thời gian CUT OFF trên Booking hoặc SI, VGM) để hãng tàu phát hành bill. Sau khi nhận được thông tin, đại lý hãng tàu sẽ gửi một vận đơn nháp để nhân viên chứng từ kiểm tra. Để tránh sai sót, nhân viên chứng từ sẽ gửi vận đơn nháp cho khách hàng xem trước, nếu khách hàng đồng ý các thông tin trên vận đơn nháp thì nhân viên chứng từ sẽ gửi email xác nhận với đại lý hãng tàu phát hành vận đơn chính thức. Sau đó nhân viên hiện trường sẽ thay mặt công ty khách hàng đến đại lý hãng tàu để lấy bộ vận đơn gốc.

Công ty AB đã tự liên hệ hãng tàu phát hành vận đơn nên nhân viên chứng từ của công ty ASL nhận B/L từ công ty AB đã gửi để hoàn thành thủ tục xin C/O.

2.3.6. Xin giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) Khóa luận: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) là chứng từ quan trọng do cơ quan có thẩm quyền cấp nhằm xác nhận nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa được sản xuất ở đâu. C/O thường có ý nghĩa đối với nhà nhập khẩu là giúp hưởng ưu đãi về thuế nhập khẩu nên nhà nhập khẩu thường yêu cầu nhà xuất khẩu phải có chứng nhận xuất xứ.

Hiện nay có nhiều mẫu C/O, tùy từng loại hàng và đi đến nước nào mà mình xác định chọn mẫu C/O phù hợp. Đối với lô hàng của công ty AB xuất khẩu từ Việt Nam sang Norway nên làm C/O form A để được hưởng ưu đãi thuế quan phổ cập GSP, nơi cấp là Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam (VCCI).

Quy trình xin cấp C/O như sau:

Bước 1. Nhân viên chứng từ chuẩn bị bộ hồ sơ xin cấp C/O bao gồm:

• Đơn xin cấp C/O form A (mẫu đơn đề nghị trên trang web của VCCI)
• Phiếu ghi chép về hồ sơ.
• Bộ C/O form A gồm 4 bản (1 bản gốc và 3 bản copy)
• Commercial Invoice (bản gốc)
• Bill of Lading (sao y bản chính)
• Tờ khai hải quan hàng xuất đã thông quan và danh sách mã vạch (bản gốc + sao y)
• Bảng giải trình quy trình sản xuất ra sản phẩm của công ty AB.
• Bảng kê nguyên phụ liệu sử dụng, mỗi mặt hàng sẽ có một bảng kê (nếu VCCI yêu cầu)
• Hóa đơn giá trị gia tăng đã mua các nguyên phụ liệu đã kê trong bảng kê nguyên phụ liệu. Nếu nguyên phụ liệu được nhập khẩu thì phải đính kèm tờ khai nguyên phụ liệu nhập khẩu.

Lưu ý các chứng từ trên đều phải được ký tên và đóng dấu của công ty AB.

Bước 2. Nhân viên chứng từ phòng giao nhận làm đơn xin C/O điện tử trực tuyến

Đầu tiên vào trang “http://www.covcci.cm.v” và đăng nhập vào hệ thống tại ô “KHAI BÁO C/O ONLINE” ở phía bên trái bằng cách nhập Mã số thuế (MST) và mật khẩu (VCCI sẽ cung cấp mật khẩu cũng chính là Mã số thuế của doanh nghiệp, sau đó doanh nghiệp có thể đổi lại mật khẩu để đảm bảo tính bảo mật). Sau khi đăng nhập thành công, sẽ xuất hiện mẫu form xin cấp C/O. Điền đầy đủ thông tin vào các vị trí trống và đánh dấu vào các tùy chọn yêu cầu trên form.

Hình 2.12. Giao diện đầu mẫu form xin cấp C/O Khóa luận: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển.

Chú ý cần chọn đúng loại form C/O mà mình cần xin cấp để bước tiếp theo kê khai C/O hệ thống sẽ hiển thị luôn loại form đó.

Ở mục “Người xuất khẩu” hệ thống sẽ tự động điền thông tin của công ty xuất khẩu theo Mã số thuế và mật khẩu đã đăng nhập.

Chúng ta tiếp tục điền thông tin công ty nhập khẩu. Chọn mũi tên ở dòng “Công ty nhập khẩu” sẽ xuất hiện một danh sách, chúng ta chỉ cần chọn tên công ty cần thiết thì hệ thống sẽ tự điền thông tin. Nếu hệ thống chưa tồn tại công ty nhập khẩu cần khai báo thì chúng ta cần thêm mới doanh nghiệp vào hệ thống. Lưu ý ở mục này bắt buộc phải nhập tên lô hàng xuất khẩu.

Tiếp tục khai báo mã hàng hóa bằng cách nhập chính xác Mã HS, tên hàng, số lượng, trị giá vào bảng… Sau đó tiếp tục chọn “Nước nhập” và nhập các thông tin còn lại như ngày tháng năm (ngày làm đơn), số vận đơn, số tờ khai…

Sau khi hoàn thành việc khai báo nhấn nút “Xác nhận” ở cuối mẫu form, hệ thống sẽ lưu thông tin và thông báo “Đăng ký thành công” xuất hiện. Tiếp theo, nhấn “Kê khai form”, mẫu kê khai form A sẽ xuất hiện. Cách khai báo form A điện tử tương tự như trên giấy. Chúng ta khai báo theo các tiêu chí cụ thể trên form. Tên công ty xuất khẩu, công ty nhập khẩu và tên các quốc gia sẽ được hệ thống tự động điền vào từ form kê khai đăng ký.

Bước 3. Nhân viên hiện trường mang bộ hồ sơ đến VCCI tại địa chỉ 171 Võ Thị Sáu, Quận 3, TP Hồ Chí Minh để làm thủ tục cấp C/O. Nhân viên hiện trường đóng dấu Original lên bản chính và dấu Copy lên các bản sao sau đó nộp cho cán bộ nhận C/O. Nhân viên hiện trường chờ cán bộ kiểm tra, nhận lại phiếu nộp/nhận hồ sơ có chữ ký của cán bộ kiểm tra và tờ khai gốc, nếu bộ hồ sơ không phù hợp thì cán bộ kiểm tra sẽ yêu cầu hoàn chỉnh hồ sơ, nhân viên hiện trường phải điều chỉnh hồ sơ đến khi nào được chấp nhận thì mới được cấp C/O. Khóa luận: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển.

2.3.7. Lưu và chuyển hồ sơ

Nhân viên chứng từ gửi trực tiếp bộ hồ sơ gồm: Invoice, Packing List, tờ khai thông quan, danh sách mã vạch, C/O, Fumi kèm theo biên bản bàn giao cho công ty AB. Sau khi nhận được bộ hồ sơ, công ty AB ký vào biên bản bàn giao và scan gửi lại file cho nhân viên chứng từ lưu hồ sơ. Trường hợp khác, nhân viên chứng từ sẽ chuyển hồ sơ cho kế toán.

• Chuyển hồ sơ gốc cho bộ phận kế toán

Nhân viên chứng từ sẽ chuyển bộ hồ sơ gốc hoàn chỉnh bao gồm: tờ khai gốc và các chứng từ khác liên quan đến lô hàng cho phòng kế toán thông qua sổ bàn giao chứng từ để phòng kế toán làm phiếu thanh toán công nợ để khách hàng thanh toán cho công ty.

Lưu hồ sơ vào đúng tên công ty và theo số Job (mã nghiệp vụ)

• Tờ khai Hải quan (lưu bản copy file hồ sơ hoặc lưu file mềm vào ổ Logistics trên Sever).
• Booking Confirmation (lưu file hồ sơ hoặc file mềm ổ Logistics trên Sever).
•  Invoice, Packing List và B/L (lưu file mềm vào ổ Logistics trên Sever).
• C/O, chứng thư hun trùng (lưu bản copy file hồ sơ hoặc lưu file mềm scan bản gốc vào ổ Logistics trên Sever).
• Biên bản bàn giao chứng từ hoặc sổ bàn giao chứng từ gốc.

2.4. Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty

2.4.1. Ưu điểm và thuận lợi

• Ưu điểm

Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu theo FCL bằng đường biển tại công ty ASL được lên kế hoạch rất chi tiết, thống nhất. Các bước trong quy trình có sự liên kết chặt chẽ, rõ ràng, thực hiện theo đúng quy trình chuẩn mà công ty đã xây dựng theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008.

Công ty đầu tư mạnh về hệ thống xe tải và xe kéo container giúp việc vận chuyển được chủ động đồng thời tiết kiệm được chi phí thuê dịch vụ vận tải ngoài. Khi có nhu cầu kéo cont, nhân viên chứng từ liên hệ trực tiếp với phòng vận tải để phòng vận tải sắp xếp và điều động xe. Quá trình kéo container đóng hàng và thanh lý vào sổ tàu diễn ra nhanh chóng, đảm bảo hàng hóa được chuyên chở đúng thời gian, đúng địa điểm quy định.

Công ty hiện có hơn 20 đầu kéo container và 40 re-mooc, tất cả đầu kéo vận chuyển đều được trang bị hệ thống định vị GPS của công ty VietMap nhằm theo dõi lịch trình vận chuyển hàng hóa và kiểm soát các rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển.

Công ty sử dụng phần mềm chuyên dụng FAST (Freight Assistance System Technology) là phần mềm hỗ trợ quản lý doanh số bán hàng, kiểm soát công nợ, kiểm tra bill tàu, hóa đơn, theo dõi quyết toán chi phí lô hàng…Nhờ vậy, quy trình không chỉ được quản lý một cách bài bản ở khâu tổ chức công tác giao nhận mà cả ở khâu kiểm soát chi phí, từ đó sẽ nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động dịch vụ. Khóa luận: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển.

Riêng đội ngũ nhân viên phòng giao nhận đều nhiệt huyết với nghề. Nhân viên đều có trình độ nghiệp vụ phù hợp với cường độ làm việc cao, năng động, chịu khó.

Về trưởng phòng và phó phòng giao nhận có khả năng quản lý, sắp xếp công việc phù hợp, khi có nhiều đơn hàng đến, trưởng phòng và phó phòng bố trí, phân công công việc cho nhân viên theo một cách hợp lý, người nào việc đó, phù hợp với thời gian và địa điểm của từng nhân viên để họ xử lý công việc nhanh chóng.

• Thuận lợi

Áp dụng việc khai hải quan trên phần mềm khai hải quan điện tử ECUS và làm đơn xin C/O trên hệ thống trang web giúp giảm thời gian cho công việc khai hải quan cũng như giảm sai sót khi nhập dữ liệu thủ công như trước đây, giúp thông quan lô hàng nhanh hơn.

Do công ty tạo được sự uy tín lâu dài và có quan hệ thân thiết với cán bộ hải quan nên khi làm thủ tục hải quan, việc giải quyết vấn đề được thực hiện một cách nhanh chóng. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian thực hiện quy trình.

Khách hàng của công ty thường là những khách hàng quen thuộc hay khách hàng tiềm năng lâu dài nên nguồn hàng ổn định, việc cung cấp chứng từ đầy đủ nhanh chóng, đôi khi cũng có thể lược bỏ một số bước không cần thiết để rút ngắn thời gian toàn bộ quy trình.

2.4.2. Nhược điểm và hạn chế Khóa luận: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển.

• Nhược điểm

Nguồn nhân lực trẻ nên nghiệp vụ còn yếu

Nhân viên phòng giao nhận ngoài những anh chị có kinh nghiệm nghiệp vụ, vẫn có một số nhân viên mới chưa nắm vững thành thạo về công việc chuẩn bị chứng từ cũng như làm C/O nên tiến độ làm việc còn chậm và dễ xảy ra sai sót, bộ hồ sơ đôi khi bị trả lại yêu cầu chỉnh sửa gây mất thời gian, công sức và đôi khi phát sinh chi phí, dẫn đến kéo dài thời gian hoàn thành quy trình. Mặt khác, khi xảy ra rủi ro, những nhân viên mới cũng chưa nhạy bén trong việc giải quyết vấn đề.

Cơ cấu nhân sự tại phòng kinh doanh không ổn định, nhân viên mới chủ yếu là sinh viên mới ra trường, chưa biết cách tiếp cận khách hàng hoặc chưa nắm rõ được ưu nhược điểm của từng nhà vận tải để tư vấn đúng với yêu cầu khách hàng, dẫn đến phát sinh chi phí hay những bất lợi, kéo dài thời gian thực hiện quy trình.

Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị: Các trang thiết bị như máy in, máy scan giấy tờ, máy vi tính… tại phòng Giao nhận khá lạc hậu và còn ít, chưa đáp ứng được nhu cầu của công việc làm chứng từ của các đơn hàng ngày càng nhiều.

Các luật định và thông tư chưa được cập nhật cho nhân viên thường xuyên nên xảy ra các lỗi không mong muốn, làm chậm quá trình xuất khẩu hàng hóa.

• Hạn chế

Về việc liên hệ hãng tàu để đặt chỗ: Công ty ASL chưa có mối quan hệ tốt với các hãng tàu lớn ở ngoài nước như Maersk, Hyundai… nên khi đặt chỗ ở các hãng tàu này phải qua một bên forwarder khác, gây mất thời gian và giá cả lại cao.

• Kéo cont rỗng: Khóa luận: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển.

Vẫn có trường hợp tài xế lấy cont rỗng không đạt yêu cầu (cont không sạch, cont bị rỉ sét…) về đóng hàng, phải làm vệ sinh lại cont hoặc buộc phải đổi cont làm mất nhiều thời gian và phát sinh chi phí.

Với một tài xế đảm nhận 2 rơ-mooc nên thỉnh thoảng xe tới không đúng thời gian, không đúng kế hoạch đóng hàng, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ, gây phát sinh chi phí về việc lưu hàng lâu hơn, tăng ca của tài xế hay thuê nhân viên ngoài.

Sai sót trong khi giám sát đóng gói hàng hóa: Khâu đóng gói hàng hóa mất nhiều thời gian và mang tính bị động, khó kiểm soát được doanh nghiệp dịch vụ đóng gói hàng hóa có làm đúng yêu cầu của mình hay không. Đôi khi hàng hóa bị thất thoát, trọng lượng hàng hóa không đúng, dẫn đến hàng hóa thực tê không khớp với chứng từ.

• Thủ tục hải quan:

Quy trình thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa nhân viên chứng từ và nhân viên hiện trường dẫn đến trễ giờ CUT OFF, làm rớt cont, vấn đề này ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của công ty nói riêng và khách hàng nói chung, thậm chí phải đền hợp đồng cho khách hàng.

Quy trình tập trung vào nghiệp vụ nhưng thiếu sự tư vấn cho khách hàng. Do đó quy trình thiếu sự thống nhất của nhân viên chứng từ và khách hàng, chẳng hạn trong việc áp mã HS, định mức… làm phát sinh các vấn đề tranh cãi sau này giữa công ty và khách hàng vì nếu áp mã sai sẽ ảnh hưởng đến thuế xuất nhập khẩu.

Khi thanh lý tờ khai và vào sổ tàu, đôi khi nhân viên hiện trường còn chủ quan trong việc kiểm lại các thông tin như tên tàu, số chuyến, cảng chuyển tải… không đúng với Booking dẫn đến việc rớt cont, công ty phải đền bù các chi phí.

• Một số khó khăn:

Việc khai hải quan điện tử còn mất nhiều thời gian do đường truyền không ổn định thêm với việc hay gặp những lỗi phát sinh phần mềm ECUS. Sự cố mất điện tại khu vực địa phương đặt trụ sở công ty cũng gây nhiều khó khăn cho việc khai báo, truyền dữ liệu điện tử… làm kéo dài thời gian thực hiện quy trình.

Quá trình vận tải còn gặp nhiều trở ngại như giá nhiên liệu tăng liên tục, mặt khác cơ sở hạ tầng ở nước ta còn xảy ra nhiều về tình trạng kẹt xe dẫn đến việc phát sinh những phụ phí vận tải.

TÓM TẮT CHƯƠNG 2 Khóa luận: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển.

Trải qua hơn 12 năm hình thành và phát triển, với ngành nghề kinh doanh chính trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế, công ty ASL không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng dịch vụ. Công ty đạt nhiều thành tựu to lớn và là thành viên chính thức của nhiều tổ chức giao nhận vận tải uy tín trong và ngoài nước. Với mạng lưới các chi nhánh và đại lý cùng đội ngũ cán bộ nhân viên chuyên nghiệp, công ty ASL cung cấp tất cả các dịch vụ của ngành giao nhận vận tải nhằm hướng tới một ASL tiêu chuẩn quốc tế với đầy đủ dịch vụ và chuỗi cung ứng liên kết chặt chẽ với nhau.

Sau khi quan sát thực tế và đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển thì có thể thấy được một cách tổng quát về quy trình giao nhận tại công ty. Về cơ bản quy trình tại công ty tương đối giống với quy trình lý thuyết chung tuy nhiên các bước trong quy trình thực tế được thực hiện một cách chi tiết và cụ thể hơn.

Mặc dù có thể nói quy trình giao nhận hàng hóa nói chung và quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển nói riêng tại công ty ASL rất chặt chẽ, thể hiện tính chuyên môn và càng ngày dần được hoàn thiện, nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế trong quy trình cũng như những khó khăn từ các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình và đến hoạt động giao nhận của công ty. Khóa luận: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:

===>> Khóa luận: Giải pháp giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển

Viethue

Dịch Vụ Viết Luận Văn Thạc Sĩ 24/7 Chuyên cung cấp dịch vụ làm luận văn thạc sĩ, báo cáo tốt nghiệp, khóa luận tốt nghiệp, chuyên đề tốt nghiệp và Làm Tiểu Luận Môn luôn luôn uy tín hàng đầu. Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 luôn đặt lợi ích của các bạn học viên là ưu tiên hàng đầu. Rất mong được hỗ trợ các bạn học viên khi làm bài tốt nghiệp. Hãy liên hệ ngay Dịch Vụ Viết Luận Văn qua Website:  https://vietthuethacsi.com/ – Hoặc Gmail: dicvuluanvanthacsi@gmail.com